Referentenbedingungen und -hinweise

Referentenbedingungen und -hinweise

zur Mitwirkung als Referent bei der FED-Konferenz

Mit der Einreichung Ihres Abstracts bzw. Ihres BEITRAGS stimmen Sie der folgenden Vereinbarung zwischen Ihnen (im folgenden REFERENT genannt) und dem FED e. V. (im folgenden VERANSTALTER genannt) zu:

1. Ort, Termin und Veranstalter der Konferenz
Sie reichen Ihren BEITRAG zur Präsentation und Veröffentlichung auf folgender Konferenz ein:
27. FED-Konferenz
Ort: Maritim Hotel & Congress Centrum Bremen
Datum: 26./27.09.2019

2. Einreichung und Begutachtung
Die Einreichung des BEITRAGS erfolgt über das Einreichungsformular auf der Website www.fed.de/cfp. Der VERANSTALTER ist nicht verpflichtet, Einreichungen, die über andere Wege eingehen, zu berücksichtigen.
Aus den bis zum 29. März 2019 eingegangenen BEITRÄGEN wählt der VERANSTALTER diejenigen BEITRÄGE aus, die vom VERANSTALTER zur Präsentation und Veröffentlichung auf der Konferenz angenommen werden.
Es besteht keinerlei Anspruch auf Annahme des BEITRAGS. Der BEITRAG kann jederzeit und ohne Angabe von Gründen vom VERANSTALTER abgelehnt werden. Dies gilt auch nach einer evtl. erfolgten Annahme des BEITRAGS.
Titel, Länge, inhaltliche Schwerpunkte und Präsentationsformat können im Zuge des Begutachtungsprozesses in Absprache zwischen VERANSTALTER und REFERENT angepasst werden. 

3. Mitteilung über Annahme oder Ablehnung
Nach Abschluss des Auswahlprozesses benachrichtigt der VERANSTALTER den REFERENTEN über die Annahme oder die Ablehnung des Beitrags.
Im Falle einer Ablehnung gilt: Für die Einreichung oder Vorbereitung des BEITRAG werden keinerlei Kosten erstattet und keine Vergütung gewährt. Die eingereichten Unterlagen verbleiben zur internen Dokumentation beim VERANSTALTER. Eine Veröffentlichung durch den VERANSTALTER erfolgt nicht.
Im Falle einer Annahme gilt: Der VERANSTALTER wird die eingereichten Unterlagen hinsichtlich Form und Inhalt abschließend prüfen und nach Erfordernis einen nochmaligen Korrekturdurchgang durchführen. Der REFERENT wird hiernach nötige Korrekturen einarbeiten und die korrigierten Unterlagen vollständig und präsentationsreif zum vereinbarten Abgabetermin bis zum 02.09.2019 in digitaler Form, vorzugsweise als Powerpoint-Datei, an den VERANSTALTER per E-Mail an konferenz@fed .de übermitteln.

4. Vortragstermin und Veranstaltungsprogramm
Nach Annahme der BEITRÄGE plant der VERANSTALTER die Vorträge im Veranstaltungsablauf ein. Das Veranstaltungsprogramm wird auf der Konferenz-Webseite www.fedkonferenz.de veröffentlicht. Änderungen des Veranstaltungsprogramms durch den VERANSTALTER sind auch nach Veröffentlichung jederzeit möglich.
Der VERANSTALTER behält sich eine (auch kurzfristige) Absage der Veranstaltung bei einer nicht ausreichenden Marktresonanz vor. 

5. Präsentation, Vertretung, Mitwirkung
Sofern nichts anderes schriftlich vereinbart ist, wird der REFERENT seinen BEITRAG an dem im Veranstaltungsprogramm festgelegten Vortragstermin persönlich präsentieren. Im Fall einer Verhinderung wird der REFERENT einen qualifizierten Vertreter entsenden und dafür etwaig entstehende Kosten selbst tragen.
Der REFERENT sichert zu, dass fachliche Inhalte gemäß dem Call for Papers im Vordergrund der Präsentation stehen und die Präsentation keinen primär werblichen Charakter trägt. Vorträge und Manuskripte mit ausschließlicher Produktdarstellung und übermäßig vielen Firmenlogos werden nicht akzeptiert. Auf Dokumentvorlagen mit großen Firmenlogos und Firmennamen in Kopf- und Fußzeilen ist zu verzichten. Überzählige und übergroße Firmenlogos werden vom VERANSTALTER entfernt.
Ist die Beschreibung eines Produktes für das Verständnis eines Vorgangs notwendig, sollte sich diese auf die technische Beschreibung beschränken. Preise, Lieferzeiten o.ä. sind im Vortrag selbst nicht zu erwähnen.
Vortragssprache ist – von wichtigen Ausnahmen abgesehen – Deutsch.
Die Anzahl der vorzutragenden Folien soll 35 nicht überschreiten. Die Vortragszeit beträgt 35 Minuten plus fünf Minuten zur Diskussion.
Der VERANSTALTER stellt in jedem Workshop-Raum einen Windows-Laptop mit VGA- und HDMI-Anschluss zur Verfügung, auf dem die jeweiligen Präsentationen (*.pptx) bereits vorhanden sind. Die dort angeschlossenen Beamer unterstützen die Formate 4:3 und 16:9.

6. Nutzungs- und Verwertungsrechte
Der REFERENT sichert zu, dass sämtliche von ihm eingereichte und/oder präsentierte Materialien (Texte, Folien, Diagramme, Abbildungen, Fotos etc.) sowie Inhalte frei von Urheberrechten Dritter sind. Andernfalls sichert der REFERENT zu, dass er zur Verwendung und Veröffentlichung solcher Unterlagen und Inhalte durch den jeweiligen Rechte-Inhaber berechtigt wurde. Sollten Rechte Dritter einer Präsentation oder Verwertung nach dieser Vereinbarung entgegenstehen, so wird der REFERENT den VERANSTALTER hiervon umgehend in Kenntnis setzen.
Für den Fall der Annahme des BEITRAGS stimmt der REFERENT ausdrücklich folgender Nutzung und Verwertung durch den VERANSTALTER zu und räumt dem VERANSTALTER die entsprechenden Rechte zur Nutzung und Verwertung zeitlich und örtlich unbefristet und unwiderruflich ein:
Der eingereichte BEITRAG (in Kurz- oder Langfassung sowie die zugehörige Präsentation) und Informationen zum REFERENT (Lebenslauf, Foto) dürfen als Bestandteil der elektronischen (z.B. USB-Sticks oder zum Download) und/oder gedruckten Teilnehmerunterlagen weitergegeben und veröffentlicht werden.
Auszüge aus diesen Materialien dürfen zum Zwecke der Konferenz-Vermarktung eingesetzt werden, u.a. für: Information zum Programm auf www.fedkonferenz.de und www.fed.de , Poster, PR-Maßnahmen, Social Media-Aktionen, Mailings etc.
Darüber hinaus dürfen diese Materialien im Anschluss an die Konferenz vom VERANSTALTER im Internet (insbesondere in der Wissensdatenbank des VERANSTALTERS), in einem Konferenzband oder in anderen geeigneten Medien veröffentlicht werden.
Der REFERENT ist damit einverstanden, gefilmt oder fotografiert zu werden. Er ist insbesondere damit einverstanden, dass seine Präsentation durch den VERANSTALTER bzw. in dessen Auftrag in Wort und Bild aufgezeichnet wird. Er wird keinen Einwand gegen eine Veröffentlichung (live oder zu einem späteren Zeitpunkt) erheben und keine wie auch immer gearteten Ansprüche in diesem Zusammenhang an den VERANSTALTER oder dessen Auftragnehmer stellen.
Der REFERENT berechtigt den VERANSTALTER, das so gewonnene Bild- und Tonmaterial im Internet Dritten zugänglich zu machen und mit diesem Bild- und Tonmaterial für die Konferenz und/oder zukünftige Konferenztermine zu werben. Gleiches gilt für das Portrait-Bild, das der REFERENT im Rahmen des Call for Papers eingereicht hat.

7. Datenschutz
Der REFERENT stimmt ausdrücklich zu, dass sämtliche eingereichte Unterlagen, sowie die von ihm übermittelten persönlichen Daten und Bilder:
•    zum Zwecke der Konferenzorganisation und im Rahmen o.g. Verwertung in den EDV-Systemen des VERANSTALTERS gespeichert werden;
•    zum Zwecke der Begutachtung an die Mitglieder des VERANSTALTERS weitergeleitet werden;
•    zum Zwecke der Konferenz-Vermarktung veröffentlicht werden.

8. Konferenzanmeldung, Vergütung, Reisekostenerstattung
Der REFERENT erhält bei Annahme seines BEITRAGS die kostenfreie Teilnahme an der Konferenz und an der Fachausstellung am Tag seines Vortrages inkl. der Abendveranstaltung am Donnerstag.
Der REFERENT muss sich als REFERENT und ggf. für die Teilnahme an einem weiteren Konferenztag online beim VERANSTALTER registrieren (möglich ab Mai/Juni des Konferenzjahres). Der zweite Teilnahmetag an der Konferenz und an der Fachausstellung ist kostenpflichtig.
Eine weitere Vergütung ist nicht vereinbart. Übernachtungs- und Reisekosten werden nicht erstattet.

9. Laufzeit und Gültigkeit
Diese VEREINBARUNG gilt ab dem Zeitpunkt des Eingangs des BEITRAGS beim VERANSTALTER und umfasst alle ggf. im Zuge der Begutachtung erstellten Versionen des BEITRAGS, sowie sämtliche zugehörigen mit eingereichten Unterlagen (Abbildungen, Fotos, Inhaltsangabe, Beitrag in kurz- und ggf. Langfassung, Lebenslauf etc.).
Die Vereinbarung endet zum 31.12. des Jahres, in dem die Konferenz stattfindet.
Die Rechteübertragung gemäß „6. Nutzungsrechte, Verwertungsrechte“ gilt davon unabhängig, zeitlich und örtlich unbefristet.

10. Schlussbestimmung
Die ganze oder teilweise Unwirksamkeit einzelner Klauseln dieser Vereinbarung hat nicht die gesamte Unwirksamkeit des Vertrages zur Folge. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame Bestimmung ersetzt, die der unwirksamen Bestimmung in ihrer wirtschaftlichen Bedeutung möglichst nahekommt. Nebenabreden bedürfen der Schriftform.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendbarkeit des UN-Abkommens zum internationalen Warenkauf (CSIG) wird ausgeschlossen. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Unternehmenssitz des VERANSTALTERS.

Stand: 19. Februar 2019